Module Planning en Roostering arbeidsgehandicapten

Het intelligent roosteren van taken voor medewerkers

Om medewerkers op taken te roosteren moeten deze taken eerst worden gepland. Op een dossier van een relatie kunnen planafspraken worden ingeven. Deze kunnen eenmalig of terugkerend zijn. Hierna kunnen werknemers of derden op deze taken worden geroosterd. Bij mutaties kunnen de gegevens eenvoudig worden gewijzigd, zodat periodiek gefactureerd kan worden en de salarissen worden berekend.
De Module Planning en Roostering voorziet hierin.

De module planning en roostering werkt als volgt: 

Planning is het vastleggen van de plaats, tijdstip, duur en aard van de te leveren diensten in een taak. 

Roostering is het toewijzen van de medewerkers op de geplande taak. Ook worden hier de medewerkers geroosterd (vaak toch personeelsplanning genoemd). 

Het onderscheid in plannen en roosteren is om duidelijkheid te krijgen en te houden waarom het nu eigenlijk gaat. Bijvoorbeeld kan het zinvol zijn (de basis-) planning van een taak aan te passen, als dat kan en mag van de opdrachtgever, om daarmee een betere roostering van de medewerkers te realiseren en deze twee gelijk te laten lopen (de planning is dan dichtgeroosterd).

Behalve dat medewerkers worden geroosterd, worden hier ook (taak-gebonden) vergoedingen aan werknemers ingevoerd. Tevens worden hier mutaties ingevoerd, bijvoorbeeld ad-hoc extra uren, ziekmelding of andere afwezigheidsmelding en vervanging, waarbij het systeem nog voorstellen kan doen (mits er eerder invoer was, bijvoorbeeld een vervanger die eerder op dit object werkzaam was). Er is een check op dubbel roosteren.

De invoer is eenvoudig en het raadplegen van de gegevens per taakregel ook. Maar het is lastiger een overzicht van (veel) taken en medewerkers te krijgen, vooral als er veel gemuteerd moet worden. Dat vraagt soms verschuiven van taken of roosters. Daarom is noodzakelijk een visueel overzicht te hebben van vele taken en vele medewerkers, bijvoorbeeld van een afdeling van een periode. 

Daartoe wordt een beeldschermvullende grafische terminal (Visual) toegepast, die deze gegevens laat zien vanuit de view taken of de view werknemers. De getoonde gegevens zijn afhankelijk van de gemaakte keuzen bij het maken van een ‘grid’, dat is het bijeen zoeken van de gevraagde actuele gegevens en vasthouden in het werkgeheugen.

Hoe groter het scherm, hoe meer te zien zal zijn. Inzet van minimaal twee schermen is aan te raden, een voor elke view. De getoonde gegevens kunnen in intervallen van 10 minuten tot 8 uur worden weergegeven, al naar gelang gewenst: met een grote interval (taken van 8 uur) kan een langere periode (op het scherm) zien, bijvoorbeeld 4 weken. In een kleinere interval worden meer details getoond: ook taken van 10 minuten zijn dan in beeld. In beide views is te zien waar afwijkingen zijn: geroosterd conform taakplanning is groen, het teveel geroosterde blauw, niet geroosterd (bijvoorbeeld wegens ziekte) rood en dubbel geroosterd geel (op twee of meer plaatsen tegelijk ingeroosterd). 

In een kleinere interval worden meer details getoond: ook taken van 10 minuten zijn dan in beeld. In beide views is te zien waar afwijkingen zijn: geroosterd conform taakplanning is groen, het teveel geroosterde blauw, niet geroosterd (bijvoorbeeld wegens ziekte) rood en dubbel geroosterd geel (op twee of meer plaatsen tegelijk ingeroosterd). Ook wordt met bijv. +++ aangegeven als er langer wordt geroosterd dan gepland als gevolg van een lagere productiviteit van de werknemer(s). 

Dat is dan budgettair mogelijk in orde, maar vanwege de langere roosterduur zijn deze medewerkers niet elders in te zetten.De +++ is ook van toepassing als de geroosterde tijd afwijkt van de geplande tijd. Als de planning loopt van 20:00-21:00 en de roostering is van 20:30-21:30 is de kleur groen, de hoeveelheid productie is correct, echter van 20:00-20:30 staan er --- en van 21:00 tot 21:30 staan er +++ om het tekort en het overschot aan roostering aan te geven. 

Het is dus niet alleen van toepassing op een andere dan een 100% productiviteit. Bovendien wordt de relatie getoond tussen de geroosterde uren en de overeengekomen uren in de arbeidsovereenkomst (zoals die zijn ingevoerd in de database). 

Uren boven de overeengekomen uren of zelfs boven de persoonlijke arbeidsduur worden gesignaleerd, evenals leegloop (wel uren die betaald moeten worden, maar geen productie).

Er kan direct in dit scherm worden gemuteerd door het ‘openen’ van een taak, waarna de invoer verloopt als bij Planning en Roostering. Na het sluiten worden de bijgewerkte gegevens (vrijwel direct) getoond en zijn voor alle gebruikers beschikbaar (er kunnen ook hier, afhankelijk van de licentie, meerdere gebruikers tegelijk in Visual werken en/of meekijken).