Uptodate informatie over werknemers

De hoeveelheid informatie over een werknemer is mede door wettelijke eisen groot en is met meerdere werknemers al bijna niet meer handmatig bij te houden. Door deze gegevens in voeren kunnen zaken als bijvoorbeeld het verlopen van rijbewijs, paspoort, arbeidsovereenkomst worden bijgehouden. Maar ook het beheer van zieken, de verjaardagen en andere signaleringen zijn nuttig, De module Personeelsbeheer voorziet hierin.

De module Personeelsbeheer werkt als volgt:

Deze module is een uitbreiding op de module Relatie, specifiek gericht op de werknemer. Daartoe zijn zeer vele velden te vullen met gegevens, die nodig zijn voor de correcte verwerking van uren, rekening houdend met de overeengekomen uren, de van toepassing zijnde toeslagen vanwege cao- en wetten, afspraken over vergoedingen, de functie, dienstjaren, functiejaren, leeftijd, inwerkperiode, bijna teveel op op te noemen.

Ook de fiscus eist informatie, zoals het BSN-nummer, burgerlijke status, adresgegevens, gegevens over de loonheffing, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, maar ook kopieën van (verblijfs-) documenten, soms een pasje (bewaking), een goede pasfoto; deze worden bij de werknemer (speciale relatiesoort WE) bewaard.

Er moet een loontabel worden gevuld, functietabellen, bedrijfstabellen (per afdeling), toeslagtabellen (voor elke dag en ook voor feestdagen de juiste toeslagen), zodat na het invoeren van de functie  en overige gegevens automatisch het juiste uurloon wordt toegekend (en periodiek aangepast), en bij de urenregistratie automatisch de juiste uursoort vastlegt. 

Per werknemer wordt vastgelegd wat het aard van de overeenkomst is, wanneer deze eventueel eindigt, van alle documenten wordt de vervaldatum vastgelegd, net de thuissituatie (kinderen, oppas), de (on-) beschikbaarheid (bijvoorbeeld niet op zondag), de referenties, getuigschriften, beschikbaarheid auto, rijbewijs, rij-ervaring, opmerkingen, schoolopleiding, ervaring. 

Een zeer grote, maar noodzakelijke hoeveelheid invoer, die het systeem in staat stelt intelligente beslissingen te nemen. 

Als uitkomst van een periode zijn nu, na het draaien van een ‘grid’ de gegevens beschikbaar om te exporteren naar een intern of extern salaris-pakket. In het laatste geval dienen er vooraf grootboeknummers bekend te zijn, behorende bij de uursoorten, zodat deze op de gewenste plaats in het financiële pakket terecht komen. Ook moet het formaat van velden, de omschrijving en nog veel meer bekend zijn.